Starten met ZZP boekhouding? Waar moet je op letten?
Beginnen met boekhouden en het de eerste keer goed doen? Er komt veel op je af als je van plan bent te starten als ZZP’er. Je wordt lid van de Kamer van Koophandel en hoogstwaarschijnlijk door de belastingdienst aangemerkt als ondernemer.
Hoe zorg je ervoor dat je een solide start maakt? Je maakt verkopen en uitgaven, die je nauwgezet moet bijhouden om de Belastingdienst te laten zien dat je een ‘uitstekende administratie’ voert. Vervolgens ga je werken voor klanten, verzend je de eerste facturen en ontvang je een eerste inkomen. We hebben een verzameling nuttige tips voor je samengesteld.
Beginnen met ZZP boekhouden: 5 belangrijke onderdelen
Ben je van plan te beginnen met ZZP boekhouden en wil je het goed doen? Zorg dan op zijn minst voor de volgende vijf belangrijke onderdelen:
1) Facturen voor verkopen
2) Inkoopfacturen
3) Bank transacties
4) Kas transacties
5) Stortingen en opnames voor privé
1. Facturen voor verkopen
Je wilt werk verrichten voor klanten of opdrachtgevers, daarom maak je een verkoopfactuur. Om gewerkte uren te factureren of onkosten door te berekenen. Het maakt niet uit of je aan de opdracht begint, eraan werkt of deze afmaakt.
De verkoopfacturen moet je vastleggen in je ZZP boekhouding. Het geeft aan hoeveel geld je verdient. Je kunt je omzet bepalen door al je uitgaande verkoopfacturen op te tellen, evenals de BTW-bedragen die je berekent en ontvangt (en aan de Belastingdienst moet afdragen).
Controleer of de verkoopfacturen op de juiste manier in de boekhouding zijn opgenomen. En zorg ervoor dat je opeenvolgende nummers gebruikt om te voldoen aan het cruciale criterium van de Belastingdienst.
2. Inkoopfacturen
Heb je geld uitgegeven aan zakelijke producten zoals een laptop, pennen of een notitieblok voor de interviews die je voert? Je maakt bedrijfsuitgaven waarvoor je een inkoopfactuur of een inkoop bon ontvangt.
Het is van cruciaal belang dat je inkoopfacturen en kwitanties bijhoudt. Om te verantwoorden waar je het geld aan uitgeeft als bedrijfskosten, moet je deze in je administratie opnemen. De belastingdienst wil aan de hand van je administratie zien welke kosten je maakt om vast te stellen of het een passend zakelijk karakter heeft.
Maak je persoonlijke uitgaven vanaf je zakelijke rekening? Noteer die dan als privé-opname. De inkoopfactuur of bon van deze uitgaven hoef je dan niet op te nemen in je ZZP boekhouding.
3. Bank transacties
Bank transacties zijn gekoppeld aan verkoop- en inkoopfacturen. Dit zijn de feitelijke uitgaven die je doet als je geld opneemt, geld overmaakt of geld ontvangt van een klant of opdrachtgever.
Het is van essentieel belang dat je alle transacties nauwgezet bijhoudt. Dit kun je doen door ze over te typen van het bankafschrift, maar er is een snellere manier. Namelijk transacties importeren of een koppeling maken voor automatische ZZP boekhouding.
- Bank transacties importeren: Je kunt de transacties als CSV-bestand in één keer importeren door ze te uploaden in je boekhoudprogramma. Hierdoor zijn ze veel sneller en gemakkelijker te verwerken.
- Koppeling voor automatische boekhouding: Maak je gebruik van een boekhoudkoppeling tussen de boekhoudsoftware en de bank? Dan kan je alle bank transacties automatisch verwerken. Dat bespaart je veel tijd en helpt je bovendien om fouten te voorkomen.
.
4. Kas transacties in contanten
Betaal je contant voor zakelijke uitgaven of ontvang je contante betalingen van klanten? Dit valt onder de noemer kas transacties die goed moet worden verwerkt en gedocumenteerd. Bij contante uitgaven of ontvangsten is het belangrijk dat je kunt verantwoorden hoeveel geld je in kas hebt op basis van je inkomsten en uitgaven.
5. Privé stortingen en opnames
Wil je privé geld in je bedrijf stoppen, of wil je het eruit halen? Dan moet je dit goed bijhouden in de ZZP boekhouding. Op deze wijze kan de Belastingdienst zien welke bedragen je van privé naar zakelijk verschuift en natuurlijk ook omgekeerd.
Online of papieren administratie?
Je kunt een administratie op papier of elektronisch bewaren, zolang genoemde aspecten maar aanwezig zijn. En wil je meteen aan de slag met boekhouden? Het merendeel van de ZZP’ers kiest voor online en digitaal werken. Want slimme toevoegingen als een boekhoudkoppeling, werkt nu eenmaal overzichtelijk en maakt ook je ZZP boekhouding op ieder moment inzichtelijk. Wil je de boekhouding voor je bedrijf deels of geheel uitbesteden? Vraag dan aan FreshZZP naar de mogelijkheden.
Bron: ZZP boekhouden
